Henkilötietojen käsittely yrityksessämme

Henkilötietojen käsittelijä:

Viestikettu
Y-tunnus: 2078348-7
Osoite: Mutikontie 147, 36200 Kangasala
Puh: 044 0554452
Email: viestikettu(at)viestikettu.fi

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa:

Mika Säpyskä
Mutikontie 147, 36200 Kangasala
044 0554452 / viestikettu(at)viestikettu.fi

Kenen tietoja käsittelemme:

• Asiakkaat
• Mahdolliset asiakkaat
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Työnhakijat.

Tietolähteet:

• Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään.
• Potentiaalisen asiakkaan tiedot saamme julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.
• Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään.
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot saamme tältä itseltään.
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot saamme tältä itseltään.
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot saamme tältä itseltään.
• Emme tallenna tietoja verkkosivuston käyttäjistä.

Kuinka kauan käsittelemme henkilötietoja?

• Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun entisellä asiakkaalla on maksurästejä.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
• Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
• Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Sen mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat säilytämme 10 vuoden ajan. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika. Velvollisuus päättyy yleensä kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta.

Näitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka meille on toimitettu, joiden käsittelyyn olemme saaneet suostumuksen tai jotka ovat saatavilla julkisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• Ammattinimike.

Oikeudet:

• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi sähköisessä tiedostomuodossa. Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin vastaa Mika Säpyskä, viestikettu(at)viestikettu.fi tai 044 0554452.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus

Viestikettu käsittelee henkilötietoja pääasiassa oikeutetun edun perusteella. Talletamme yhteystietoja, jotta voimme olla yhteydessä asiakasyrityksiin, tehdä yhteistyötä eri tahojen kanssa ja hoitaa laskutuksen sekä kirjanpidon.

Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa. Tällaisia ovat:

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Markkinointi
• Sidosryhmätoiminta.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Viestiketun kautta henkilötietoja siirtyy ainoastaan palveluntoimittajille, joita käytetään laskutuksen ja kirjanpidon hoitamiseen. Emme koskaan luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille esimerkiksi suoramarkkinointia varten. Palveluntoimittajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Viestiketun palveluntoimittajia tällä hetkellä ovat:

• Tilitoimisto Tilimanager
• Visma / Verkkolaskut.fi

Kuinka suojaamme tietosi?

• Käytämme viestintään suojattua sähköpostia.
• Käytämme tietoturvaohjelmistoa, kuten palomuuria ja virustorjuntaa.
• Henkilötietoja sisältävät ohjelmat on suojattu salasanoin, jotka vaihdetaan säännöllisesti.
• Rajaamme henkilötietoihin pääsyn ja käytön vain työtehtäviään hoitavaan Viestiketun henkilökuntaan.